商务信函的定义、写作原则及要素，你知道多少？

伴随全球经济以及信息技术的迅猛发展，商务信函成了对外贸易里不可或缺的构成部分，还是现代外贸活动中极为常用且极为有效的通讯方式之一。要是没有往来的贸易信函，大部分国际贸易活动会极难顺利开展。所以，商务信函在对外贸易里的作用便是为双方沟通交流架设的桥梁business letter是什么意思，精准且具体地传递双方的各类相关信息。一封好的商务信函，它不仅对于建立以及保存非常优良的业务关系有着帮助，而且还能够凭借有效的沟通，去防止缔约双方之间产生并非必要的误解以及纠纷。

PART 1.定义

商业方面用来联系业务、沟通商情、咨询答复的主要途径以及通讯方式的信函，被称作商务信函。商务信函跟私人信函不一样，它更为正式，还能够成为买卖双方商务往来时的那法律凭证，同时也是用来解决争端的法律依据。

PART 2.商务信函写作“7C”原则

清楚原则（）

简洁原则（）

准确原则（）

具体原则（）

礼貌原则（）

体谅原则（）

完整原则（）

PART 3.商务信函写作六要素

1、信头()

信头包括发信人的地址和发信日期。

与中文截然不同的是英文地址的写法，地址名称依照从小到大的顺序，第一行需写明门牌号码以及街名，第二行要写上县、市、省、州、邮编和国名。

紧跟的是发下去的信的日期，此日期处于信头的最后那一行，其书写方式能够是日月年这种代表英式的方式，也能够是月日年这种代表美式的方式，比方说：May8，1996抑或是8May，1996。需要留意的是，月份得书写成英文名称，不然的话就有可能产生出歧义。就像5/8/1996这样，美国人会将其理解成1996年5月8日，然而英国人却会把它理解成1996年8月5日。

2、信内地址( )

收信人的姓名以及地址包含在信内地址当中，信内地址务必与信封地址保持一致情况属实，要是出现差池，当前收信人能够把信件退回或者依据封内地址进行转寄举动。信内地址的首行所写内容乃是收信人姓名，第二行所写内容为职务，从第三行起开始书写收信人地址成分过程，其写法原则上跟写发信人地址是同样的方式。

3、称呼()

那是处于信里面，用于写信之人对收信之人的称呼用词，其所在位置是在信内地址下方一、二行的地方，乃是从该行的顶格开始书写，在这个称呼过后，一般情况下会使用逗号，这是英国式的用法，当然也能够使用冒号，这属于美国式的用法。

给亲人、亲戚以及关系紧密的朋友写信的时候，采用Dear或者My dear，而后加上表明亲属关系的称呼，或者直接称呼其名字，这里说的名字，并非姓氏，比如：My dear ，Dear Tom等等。

(2)用于写给公务方面信函的称呼有：Dear Madam 或者（）。请注意，Dear 仅仅是在公务往来当中所使用的一种客气形式，它始终是以复数形式呈现的，在前面不会加上Dear，后者是Dear Sir的复数形式。

(3)给收信人所写的信呀，也能够采用头衔、职位、职称、学位等等再加上姓氏或者姓氏以及名字呢。比如说，Dear Prof Tim ，Dear Dr.John Smith。

4、正文(Body of the )

正文所处地位以及其内容，和中文信函是一样的。当处于英文商务信函当中时，从标题下面两行的位置开始书写信文，行与行之间会存在一行的间隔，段与段之间则有两行的间隔。

信件正文，适宜以占到信纸的四分之三，周围留出一定的空白，每行的第一个字，从左边取到完整，右边的第一个字，不必取到完整，不过要尽可能考虑整齐以及美观。

5、结尾语（ Close）

英文商务信函的结尾是写信人的谦称，相当于“敬上”的意思。

要是收信人是一家公司，那么常用谦称有：Yours Truly，Truly Yours，Yours等等；要是收信人是个人，那么常用的有：Yours ， yours等等。

6、签名(）

作为信的重要组成部分，签名是写信人的署名，它处于结束语那里，位置是正下方，签完名字之后，还需要有打字机打出的名字，目的是方便识别，而职务、职称可以打在名字的下方。

Tips:

要是信件存在附件，并且存在有必要去提醒收信人的情况，那么能够在第六个要素之后，添加上附件注记( 或者Encl.)。

倘若把整封信写完了之后，又察觉到遗漏了某些内容，那么能够在附件注记的后面，添加上或者其缩写形式（P.S.）来予以补充。

PART 4.商务信函写作形式

1、齐头式(Block Style)

英文字体的齐头式书信，它有这样的要求，那就是，除了信头之外，信内地址以及正文，这里说的正文，每段起首都要算在内，还有结束语和签名，这些都要靠左边对齐才行，无一例外都要齐头对齐。

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2、缩进式( Style)

对于缩进式的英文书信而言，每一行的信头文字，都要比上一行向右缩进一两个字母，信内地址同样如此，正文的每一段文字，首行需向右缩进四个字母，签名在打印的时候，也要比结束语缩进三四个字母。

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3、混合式( Block Style)

不是混合式且被称作半齐头式(semi-block style)的样式不存在，混合式的英文书信里，信头、结束语以及签名被放置于右边，并且每行文字呈现齐头状态，信内地址之中各行文字将靠左边齐；正文每段起行朝着右边缩进四五个字母。

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PART 5.文化差异对信函写作的影响

信件称呼

针对信件称呼，在中国，人们有着这样的习惯，即在正式场合，会以职称或者职位去称呼他人，在西方，人们喜欢直接呼喊他人的名字，而不乐意称呼其头衔。

语言结构

于函电写作这个范畴之内，外商往往会径直围绕信函所涉及的主题去展开相关的讨论，而中国人则惯于给出较为漫长的一种铺垫，之后才进入到最为主要的话题之中。

写作习惯

商务写作旨在达成复杂信息的传递，写作习惯各异时会呈现出不一样的交际习惯、文化信仰等，于不了解对方文化进程里或许致使内容理解产生偏差。

语言表达

于商务英语写作之中，进行撰写之际，多地采用专业、统一的词汇，如此能够避免词义内涵差别的出现。

应对策略

1、了解中西方文化的差异

国家各有其文化底蕴，为更契合西方贸易对象需要，信函交流时须尽力知晓历史传统差异，政治体制差异，日常问候差异。

2、重视语境的把握

语境在商务英语信函写作当中占据着极为关键突出的地位，举例来看数字方面的问题，若是那种用于陈述情况的普通信函情况之下，其所呈现的仅仅只是单一的一个简单数字而已，然而一旦文件的上下文语境关联到了涉及各个不同方面的前景评估之时，那么就极有可能会就此引发产生误解的情况出现。

3、把握专业词汇

商务英语专业，词汇量是很大的，并且有一些词汇，在商务这个领域，有着其专门的含义。要是没有针对专业词汇，进行系统的详细了解，那么很容易引发写作当中，表述不专业的情况，给双方交流带去负面影响，甚至还有可能致使交易失败的结果出现。

4、提升写作水平

致力于写作之人，需多多涉猎中英文对照之书籍，以此强化对英文表达的认知；与之相关专业的学生，能够前往外贸公司体验一番并得以学习，切实感受一下商务英语信函的写作情形；与此同时，务必要规避中式英语，尽可能依据西方人的思维表达以及语言习惯来开展写作。

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